المتطلبات المطلوب توفرها للحصول على الموافقات اللازمة لعقد المنتديات والمؤتمرات والملتقيات الاقتصادية أو التجارية الدولية أو المحلية بمشاركة خارجية بالمملكة وفقاً لما نص عليه الأمر السامي الكريم رقم 9388/ م ب وتاريخ 27/7/1426هـ, والأمر السامي الكريم رقم7736/م ب وتاريخ 5/9/1428هـ هي كما يلي:
- نبغي على كل منظم قبل نهاية كل عام ميلادي اعتماد وإرسال خطة سنوية لمجلس الغرف السعودية بالفعاليات التي ينوي إقامتها بمشاركة خارجية في المملكة للعام الميلادي التالي تتضمن اسم الفعالية, وتاريخ إقامتها, والمحاور والأهداف, وذلك للحصول على الموافقات المبدئية من قبل وزارة التجارة والصناعة.
- بعد موافقة وزارة التجارة والصناعة على الفعاليات (موافقة مبدئية) ينبغي على الجهة المنظمة تزويد المجلس بأسماء كبار الشخصيات المقترحة من المشاركين والمشاركات (رؤساء الدول, ورؤساء الوزراء والوزراء الحاليين أو السابقين, ومن في حكمهم , وكذلك المسؤولين في المنظمات الإقليمية والدولية), وكذلك أسماء وأرقام هويات المتحدثين (السجل المدني للسعوديين وأرقام الإقامات للأجانب من داخل المملكة, وأرقام الجوازات للأجانب من خارج المملكة) وجهات عملهم ومناصبهم. وذلك قبل ثلاثة أشهر من إقامة الفعالية كحد أقصى حتى يتسنى للمجلس مخاطبة وزارة التجارة والصناعة لطلب الموافقة النهائية على الفعالية.
- ضرورة إشعار المشاركين في هذه الفعاليات بما تقتضيه الأوضاع الاجتماعية في المملكة من حيث المظهر والالتزام بالاحتشام في الملبس.